Главная / Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство в некоммерческой организации имеет несколько отличий от других форм юридических лиц. Вызваны эти отличия не законодательными требованиями, а особенностями деятельности и финансирования НКО, в первую очередь – необходимостью вести раздельный учет средств по источникам их поступления (проектам, программам). В остальном НКО подчиняется общим требованиям по ведению кадровой документации.

Обязанности по ведению кадрового учета изначально лежат на непосредственном руководителе организации (лице, имеющем право действовать от имени НКО без доверенности). При необходимости правилами Внутреннего трудового распорядка или специальным приказом данные обязанности могут быть возложены на любую должность, имеющуюся в организации. Чаще всего кадровый учет в НКО ведет бухгалтер организации (т.к. многие вопросы и документы кадрового учета тесно связаны с оплатой труда), но это может быть и другой сотрудник.

Есть ли смысл назначать в качестве ответственного по кадрам кого-то кроме руководителя? Это зависит только от самой НКО, её структуры, объемов деятельности. Следует учитывать, что при активной деятельности и большом количестве проектов объем документации значителен, а для обеспечения раздельного учета средств необходимо соблюдать в ней порядок и вовремя оформлять всё необходимое.

Какие функции могут быть возложены на сотрудника, ответственного за ведение кадрового учета?

1) Составление документов, включая трудовые и гражданско-правовые договоры, акты выполненных работ, приказы по организации (приказы на командировки, отпуска, доплаты  и пр.);

2) Заполнение и ведение трудовых книжек;

3) Учет рабочего времени сотрудников и добровольцев организации.

Все документы, составленные ответственным за ведение кадрового учета сотрудником, заверяются подписью руководителя организации (кроме записей в Трудовой книжке).

Кадровая документация в НКО

Все основные унифицированные формы документов кадрового учета утверждены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм» (последняя редакция от 19.05.2008 N 373). Найти его можно в любой информационно-правовой базе данных, там же можно скачать сами формы в форматах *.rtf (текстовые документы) и *.xls (документы MS Exel).

Документы, связанные с приемом и увольнением сотрудников.

Предположим, Ваша СО НКО получила средства на реализацию проекта и теперь принимает на работу (а по завершении проекта увольняет) необходимых для его реализации специалистов. Какие же документы необходимо оформить?

1. Штатное расписание проекта и Приказ о его утверждении

2. Приказ о приеме сотрудника

3. Приказ — уведомление об увольнении, в связи с истечением срока Срочного Трудового договора.

4. Приказ об увольнении сотрудника.

Командировочные документы

Для оформления служебных поездок (командировок) используются 3 унифицированные формы: Приказ о направлении сотрудника в командировку, Служебное задание, Командировочное удостоверение. Последний документ оформляется только для поездок, длительностью более 1 дня. На основании этих документов осуществляется возмещение затрат на проезд и проживание (при условии предоставления билетов и других подтверждающих расходы документов), выплата суточных. В случае, если Служебная поездка производится в рамках конкретного проекта, необходимо указать его название во всех документах (в графе «структурное подразделение»).

Для выполнения поездок сотрудниками, работающими по Гражданско-правовым договорам эти документы не оформляются (возмещение затрат производится по заявлению сотрудника с приложением подтверждающих расходы документов). В этом случае в договор должно быть включено условие о возмещении данных затрат.

Иные кадровые документы

В зависимости от специфики деятельности, в НКО может возникнуть необходимость оформления каких-то иных, дополнительных документов. В этом случае рекомендации по их подготовке очень простые:

1. Использовать унифицированную форму, если она имеется, с указанием названия проекта/ программы;

2. В случае отсутствия унифицированной формы, документ составляется самостоятельно. В случае, если документ затрагивает только один проект, обязательно указывается его название или реквизиты соглашения о финансировании.

3. Все приказы подписываются руководителем организации, либо другим уполномоченным лицом.

Если Вы хотите сэкономить денежные средства и избежать в дальнейшем сложностей с налоговой и трудовой инспекцией а также фондами (пенсионным, медицинским и социального страхования), доверите ведение кадрового делопроизводства в Вашей НКО профессионалам.